مدیریت تیم دورکار: ۱۰ اصل عملی برای تیم‌های دورکار و ترکیبی

چرا دورکاری سخت است؟

در دفتر بخش بزرگی از هماهنگی بی‌صدا اتفاق می‌افتد: یک سؤال سر میز، یک نگاه به چهره‌ی کسی که گیر کرده. در دورکاری این‌ها حذف می‌شوند و اگر جایگزینی برایشان نسازید، تیم در پیام‌رسان غرق می‌شود یا هر کس در جزیره‌ی خودش کار می‌کند.

ده اصل

۱. نوشتن را پیش‌فرض کنید

تصمیم‌ها، درخواست‌ها و وضعیت کار باید نوشته شوند و جایی بمانند که بعداً پیدا شوند. پیام صوتی و تماس برای گفت‌وگو خوب است، ولی نتیجه‌اش باید نوشته شود.

۲. یک منبع حقیقت برای کارها

وقتی کارها در پیام‌رسان، ایمیل و جلسه پخش است، هیچ‌کس تصویر کامل ندارد. همه‌ی کارها باید روی یک برد مشترک باشند و قاعده ساده باشد: «اگر روی برد نیست، وجود ندارد».

۳. پیام‌رسان برای گفت‌وگو، ابزار پروژه برای کار

گفت‌وگوی درباره‌ی یک کار باید زیر همان کار باشد، نه در گروه عمومی تیم که پیام‌ها زیر هم گم می‌شوند. با منشن کردن، فرد مورد نظر خبردار می‌شود و تاریخچه هم کنار کار می‌ماند.

۴. جلسه‌ی کمتر، ولی منظم

یک جلسه‌ی کوتاه روزانه یا چند روز در هفته کافی است؛ بقیه‌ی گزارش‌دهی باید از روی برد و گزارش‌ها انجام شود، نه با جلسه.

۵. زمان هم‌پوشان تعریف کنید

دورکاری یعنی انعطاف ساعت کار، ولی تیم به چند ساعت مشترک در روز نیاز دارد که همه در دسترس باشند؛ مثلاً ۱۰ تا ۱۳.

۶. مهلت‌ها باید یادآوری شوند

در دفتر کسی سر میزتان می‌آید و می‌پرسد «گزارش چی شد؟». در دورکاری این کار را یادآور خودکار در پیام‌رسان انجام می‌دهد؛ بدون اینکه مدیر نقش پیگیر را بازی کند.

۷. نتیجه را بسنجید، نه حضور را

آنلاین بودن معیار کار نیست. کارهای تمام‌شده، کیفیت و رسیدن به اهداف معیار است. ثبت زمان برای تخمین و برنامه‌ریزی است، نه برای کنترل حضور.

۸. دسترسی‌ها را درست تنظیم کنید

هر کس باید به آنچه لازم دارد دسترسی داشته باشد، نه بیشتر. همکار پروژه‌ای و کارفرما با نقش مهمان یا ناظر فقط بخش مربوط به خودشان را ببینند.

۹. ورود اعضای تازه را مستند کنید

عضو تازه در دورکاری نمی‌تواند از بغل‌دستی بپرسد. یک صفحه‌ی راهنمای شروع، اولین کارهای مشخص و یک همراه برای هفته‌ی اول، ورود را چند برابر سریع‌تر می‌کند.

۱۰. ارتباط انسانی را فراموش نکنید

یک گفت‌وگوی دوره‌ای یک‌به‌یک، تبریک موفقیت‌ها در جمع و گاهی دیدار حضوری، جای چیزهایی را پر می‌کند که دورکاری از تیم می‌گیرد.

جعبه‌ابزار تیم دورکار

بی‌پلن برای بخش مدیریت کار ساخته شده است: برد فارسی، گفت‌وگو زیر هر کار، یادآور در بله و تلگرام، ثبت زمان و گزارش، همه با تقویم شمسی. برای انتخاب بین گزینه‌ها راهنمای انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه را ببینید.