گزارش کار روزانه: تصویری دقیق از پیشرفت، بی‌آنکه وقت تیم گرفته شود

چرا گزارش روزانه اغلب بی‌اثر است؟

• از حافظه نوشته می‌شود: پایان روز، جزئیات فراموش شده‌اند و گزارش کلی و مبهم می‌شود.
• کسی آن را نمی‌خواند: وقتی گزارش‌ها در گروه پیام‌رسان زیر هم انباشته شوند، هیچ‌کس تصویر کلی را نمی‌بیند.
• برای اثبات حضور نوشته می‌شود: هدف آن هماهنگی نیست، نشان دادن پرکاری است؛ پس طولانی و کم‌محتوا می‌شود.
• جدا از کار است: گزارش در یک جا و وظایف در جای دیگر؛ هیچ پیوندی میان آن دو نیست.

سه پرسش، نه بیشتر

گزارش روزانه‌ی کارآمد کوتاه است و به سه پرسش پاسخ می‌دهد:

1. چه چیزی به سرانجام رسید؟ نه «روی چه کار کردم»، بلکه چه چیزی تمام شد.
2. امروز (یا فردا) روی چه چیزی تمرکز دارم؟
3. چه مانعی بر سر راه است و از چه کسی کمک می‌خواهم؟

پرسش سوم مهم‌ترین بخش است. مانعی که زود گفته شود، با یک پیام حل می‌شود؛ مانعی که سه روز پنهان بماند، به تأخیر پروژه تبدیل می‌شود.

نمونه‌ای از گزارش خوب و ضعیف

گزارش نوشتاری یا جلسه‌ی روزانه؟

جلسه‌ی روزانه برای تیمی که در یک مکان و یک ساعت کار می‌کند مناسب است. برای تیم‌های دورکار و ترکیبی، یا تیمی که ساعت‌های کاری متفاوتی دارد، گزارش نوشتاری کوتاه کارآمدتر است و جلسه را می‌توان به دو یا سه بار در هفته کاهش داد. در هر دو حالت، هدف هماهنگی است، نه بازرسی.

گزارشی که از دل کار ساخته می‌شود

بهترین گزارش روزانه گزارشی است که لازم نباشد کسی آن را جداگانه بنویسد. وقتی هر عضو زمان کارش را همان روز روی وظیفه‌ی مربوط ثبت کند و وضعیت کارت‌ها روی برد به‌روز باشد، پاسخ دو پرسش نخست از پیش موجود است. تنها چیزی که باید نوشته شود، موانع است؛ و جای آن هم زیر همان وظیفه‌ای است که گیر کرده.

در بی‌پلن بخش کارکرد روزانه در گزارش‌ها زمان ثبت‌شده‌ی هر عضو و وظایفی را که روی آن‌ها کار شده، روزبه‌روز نشان می‌دهد. برای ارائه به کارفرما یا مدیریت نیز می‌توان گزارش زمان‌ها و گفت‌وگوهای یک یا چند پروژه را در بازه‌ی دلخواه به شکل سند Word دریافت کرد.

توصیه به مدیران

• گزارش را برای کمک کردن بخوانید، نه برای ارزیابی. اگر پاسخ به یک مانع روزها طول بکشد، تیم دیگر موانع را گزارش نمی‌کند.
• طول گزارش را معیار تلاش ندانید.
• اگر داده از ثبت زمان و برد در دسترس است، گزارش جداگانه نخواهید.

پرسش‌های رایج