راهنمای انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه: چک‌لیست ۱۲ سؤالی

چرا انتخاب ابزار مهم است؟

نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ی اشتباه دو هزینه دارد: هزینه‌ی مستقیم اشتراک، و هزینه‌ی بزرگ‌تر اینکه تیم از آن استفاده نکند و دوباره همه‌چیز به پیام‌رسان و اکسل برگردد. ابزار خوب ابزاری است که تیم واقعاً هر روز بازش کند.

بخش اول: نیاز تیم

۱. چه مشکلی را می‌خواهید حل کنید؟

«نمی‌دانیم چه کسی روی چه کاری است»، «مهلت‌ها فراموش می‌شوند»، «نمی‌دانیم وقتمان کجا می‌رود» و «مدیر برای فهمیدن وضعیت باید جلسه بگذارد» چهار مشکل متفاوت‌اند و راه‌حل متفاوت دارند. مشکل اصلی را بنویسید و هر ابزار را با آن بسنجید.

۲. تیم با چه روشی کار می‌کند؟

اگر کار پیوسته و درخواست‌محور است، برد کانبان مهم‌ترین قابلیت است. اگر اسپرینتی کار می‌کنید، برنامه‌ریزی دوره‌ای لازم دارید. اگر مطمئن نیستید، کانبان یا اسکرام؟ را بخوانید.

۳. چند نفر و چند تیم؟

ابزاری که برای سه نفر عالی است، ممکن است برای پنج تیم با سطح دسترسی متفاوت کم بیاورد. اگر چند تیم دارید یا می‌خواهید کارفرما وضعیت پروژه را ببیند، نقش‌ها و سطح دسترسی را جدی بگیرید.

۴. کار روزانه به هدف‌ها وصل است؟

اگر سازمان هدف‌گذاری فصلی یا OKR دارد، ابزاری بخواهید که هدف‌ها و کارهای روزانه را در یک زنجیره نگه دارد؛ وگرنه هدف‌ها در یک فایل جدا خاک می‌خورند. (راهنمای OKR)

بخش دوم: شرایط ایران

۵. رابط فارسی و راست‌به‌چپ

رابط انگلیسی برای مدیر فنی شاید مشکلی نباشد، ولی برای همه‌ی اعضای تیم، از فروش تا مالی، مانع جدی پذیرش است. ترجمه‌ی ناقص و چیدمان به‌هم‌ریخته‌ی راست‌به‌چپ هم همین اثر را دارد.

۶. تقویم شمسی

مهلت‌ها، تعطیلات و گزارش‌ها با تاریخ میلادی یعنی تبدیل دستی و خطا. بپرسید آیا ابزار تقویم شمسی و تعطیلات رسمی ایران را می‌شناسد؟ (تقویم شمسی در بی‌پلن)

۷. پرداخت و تحریم

بسیاری از ابزارهای خارجی پرداخت با کارت ایرانی را نمی‌پذیرند و تابع قوانین تحریم‌اند. یعنی هر روز ممکن است دسترسی تیم و داده‌هایش قطع شود. پرداخت ریالی، حسابداری شرکت را هم از دردسر تبدیل ارز و پرداخت واسطه‌ای دور نگه می‌دارد.

۸. محل نگه‌داری داده

داده‌های پروژه اطلاعات حساس سازمان است. بپرسید داده کجا نگه‌داری می‌شود، چه کسی به آن دسترسی دارد و آیا بدون فیلترشکن در دسترس است.

بخش سوم: کار روزانه

۹. اعلان‌ها کجا می‌رسند؟

اگر اعلان فقط داخل اپ باشد، دیده نمی‌شود. ابزاری که یادآور را در پیام‌رسان تیم بفرستد، مهلت‌ها را واقعاً یادآوری می‌کند.

۱۰. ثبت زمان و گزارش

اگر پروژه‌ی کارفرما دارید یا می‌خواهید برآوردهایتان بهتر شود، ثبت زمان و گزارش آماده را بخواهید؛ نه اینکه هر ماه از ابزار خروجی اکسل بگیرید و دستی جمع بزنید.

۱۱. روی موبایل چطور است؟

بخش بزرگی از به‌روزرسانی کارها روی گوشی انجام می‌شود. ابزار را روی گوشی امتحان کنید: کارت را جابه‌جا کنید، زمان ثبت کنید و کامنت بگذارید.

۱۲. هزینه‌ی واقعی چقدر است؟

قیمت صفحه‌ی اول را با تعداد واقعی اعضا ضرب کنید، افزونه‌هایی را که لازم دارید اضافه کنید و برای ابزارهای ارزی، نوسان ارز را هم در نظر بگیرید. نسخه‌ی رایگان بدون محدودیت زمانی هم امکان آزمودن واقعی را پیش از پرداخت می‌دهد.

چطور ابزار را آزمایش کنیم؟

1. دو یا سه گزینه را بر اساس سؤال‌های بالا انتخاب کنید.
2. یک پروژه‌ی واقعی و کوچک را دو هفته روی هر کدام اجرا کنید؛ نه پروژه‌ی آزمایشی.
3. از اعضای غیرفنی تیم هم بخواهید با ابزار کار کنند.
4. در پایان بپرسید: کدام را بدون یادآوری باز کردید؟

مقایسه‌ی ابزارهای رایج

برای مرور ابزارهای ایرانی و خارجی در کنار هم، مقایسه‌ی بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را بخوانید. اگر اکنون با ابزار خارجی کار می‌کنید، مقایسه‌های منصفانه‌ی ما را ببینید: ترلو، جیرا، آسانا، monday.com و ClickUp.